Zaproszenie do złożenia oferty w trybie rozeznania rynku
Zielona Góra, dnia 30.07.2018
Zaproszenie do złożenia oferty w trybie rozeznania rynku
Zgodnie z wymaganiami określonymi w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Rozdział 6, pkt 6.5.1, Organizacja Pracodawców Ziemi Lubuskiej w związku z planowanym zamówieniem „Konferencja podsumowująca projekt „Bon na Innowacje - wsparcie lubuskich przedsiębiorstw MŚP w zakresie badań, rozwoju i wdrożeń”” zobowiązana jest do przeprowadzenia i udokumentowania procedury rozeznania rynku, która ma na celu potwierdzenie, że dana usługa została wykonana po cenie nie wyższej niż cena rynkowa.
W związku z powyższym, na stronie internetowej projektu https://www.opzl.pl/dzialalnosc/projekty/38,bon_na_innowacje_-_wsparcie_lubuskich_przedsiebiorstw_msp_w_zakresie_badan,rozwoju_i_wdrozen pojawiło się zaproszenie do złożenia oferty w ramach przedmiotowego zamówienia.
Zwracamy się z prośbą o złożenie oferty na wykonanie zamówienia „Konferencja podsumowująca projekt „Bon na Innowacje - wsparcie lubuskich przedsiębiorstw MŚP w zakresie badań, rozwoju i wdrożeń””. Projekt realizowany jest w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego – Lubuskie 2020, Oś Priorytetowa 1 „Gospodarka i innowacje“, Działanie 1.2 „Rozwój przedsiębiorczości“, Typ projektu „Regionalny bon na innowacje – projekt grantowy“. Współfinansowany jest przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Zamówienie będzie polegało na merytorycznym i technicznym przygotowaniu i przeprowadzeniu konferencji wg poniższego:
- Zapewnienie sali i ustawienie teatralne krzeseł dla 100 osób;
- Aranżację sali podczas paneli dyskusyjnych - zapewnienie miejsc siedzących (foteli) dla 5 uczestników panelu oraz dopasowane stoliki;
- Spójną identyfikację wizualną wydarzenia, w tym:
- grafikę na ekran multimedialny;
- layout prezentacji oraz opracowanie prezentacji wg wskazówek Zamawiającego;
*Wykonawca przekaże Zamawiającemu bezterminowo autorskie prawa majątkowe i prawa zależne do powstałych grafik.
*Projekty będą podlegać akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania poprawek.
- Wyposażenie techniczne:
- nagłośnienie dostosowane do powierzchni sali;
- oświetlenie;
- klimatyzacja;
- projektor + ekran projekcyjny;
- bezprzewodowy pilot do zmiany slajdów w prezentacji;
- laptop, który będzie kompatybilny z projektorem lub ekranem;
- Obsługę wydarzenia:
- opracowanie merytoryczne programu wydarzenia zgodnie z tematyką konferencji przedstawionej przez Zamawiającego, w tym Paneli tematycznych;
- moderatora konferencji oraz moderatora paneli;
- prelegentów do poszczególnych paneli;
- odpowiednią liczbę osób do obsługi technicznej wydarzenia (zarządzanie oświetleniem, nagłośnieniem, klimatyzacją);
- odpowiednią liczbę hostess/hostów do płynnej obsługi wydarzenia (zadania hostess/hostów: kierowanie ruchem, pomoc przy obsłudze recepcji/sekretariatu konferencji, wydawanie materiałów i identyfikatorów dla uczestników);
- kompleksowy montaż i demontaż wszystkich elementów wydarzenia (roll-up’y, sekretariat, aranżacja sali, itp.)
- sprzątnięcie sali oraz holu wejściowego po zakończeniu uroczystości, w tym wyniesienie wszystkich sprzętów i elementów aranżacji wydarzenia.
- Pozostałe elementy:
- szatnię wraz z obsługą.
- Zapewnienie, aby konferencja była dostępna dla osób z różnymi typami niepełnosprawności;
- Catering wraz z wyposażeniem i obsługą (poza salą konferencyjną) wg poniższej specyfikacji:
a) napoje dla prelegentów podczas trwania paneli;
b) 2 przerwy kawowe, które powinny zawierać:
- kawa, herbata (różne rodzaje) + dodatki (mleko, cukier, cytryna)
- ciasta – 3 rodzaje
- ciastka kruche
- soki – 2 rodzaje
- woda – gazowana, niegazowana
c) obiad w formie lunchu (podawany w formie stołu szwedzkiego, na porcelanie), który powinien zawierać:
- 2 rodzaje zup,
- 2 rodzaje dodatków skrobiowych (pieczone ziemniaki, ryż),
- 3 rodzaje mięs (drób, wieprzowina, ryba),
- 3 rodzaje surówek,
- napoje zimne (woda, soki).
Kryterium oceny ofert będzie 100% cena. Punktacja 100% zostanie przyznana najtańszej ofercie. Pozostałym ofertom przyznane zostaną punkty zgodnie ze wzorem: (Ax100/B), gdzie:
A – oznacza wartość najtańszej oferty w PLN brutto,
B – oznacza wartość ocenianej oferty w PLN brutto.
W ramach przedstawionej kalkulacji ceny prosimy o podanie ceny netto i brutto w złotych dla każdej części zamówienia oraz łącznie dla całego zamówienia, na formularzu stanowiącym załącznik nr 1. Zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych.
O wyniku postępowania zostaną poinformowani wszyscy oferenci wraz z podaniem nazwy wybranego Wykonawcy.
Informujemy, że Wykonawca zobligowany jest do stosowania zapisów Księgi identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020 oraz zapisów Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności przy oznakowaniu powstałych materiałów. Dokumenty i obowiązujące logotypy można pobrać stąd: https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/promocja/zasady-promocji-i-oznakowania-projektow/.
Prosimy o złożenie oferty w terminie do dnia 7 sierpnia 2018 r. (do godz. 16.00) na adres: Organizacja Pracodawców Ziemi Lubuskiej, ul. Reja 6, 65-076 Zielona Góra.
Informacji dodatkowych udziela:
Łukasz Rut, Organizacja Pracodawców Ziemi Lubuskiej, 697 712 770, .
Planowany termin realizacji zmówienia: od dnia wybrania i poinformowania Wykonawcy do dnia 31.10.2018.
